Clauses de confidentialité

DÉCLARATION SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Introduction

Cette déclaration résume les politiques et les procédures en matière de respect de la vie privée de Gestion Laramée et fille inc. qui ont été élaborées pour assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette loi définit les règles qui régissent la façon de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels d’un client et de protéger ces renseignements dans le cours des activités commerciales, comme le définit la législation.

La définition de l’expression « renseignement personnel »

En vertu de la LPRPDE, l’expression “renseignement personnel” signifie tout renseignement personnel spécifique à un individu, soit son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro d’assurance sociale et sa date de naissance. De plus, elle inclut notamment d’autres renseignements qui ont trait à l’identité, comme la nationalité, le sexe, l’état civil, les renseignements financiers et les antécédents en matière de crédit.

Fins auxquelles servent les renseignements personnels

Gestion Laramée et fille inc. ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour exécuter ses mandats de tenue de livres, de gestion, de marketing et tout autre mandat pouvant se rattacher à des activités connexes à celles énumérées précédemment.

Consentement

Lorsque le client signera un mandat, Gestion Laramée et fille inc. demandera son consentement explicite écrit relativement à la collecte de renseignements personnels, de même qu’à son utilisation, à sa conservation et à sa divulgation.  Ceci, afin de permettre à Gestion Laramée et fille inc. de se conformer 

aux règlements figurant dans sa Déclaration sur la protection des renseignements personnels.

Exactitude

Gestion Laramée et fille inc. veille à ce que les renseignements personnels qui se trouvent dans ses dossiers actifs soient exacts, à jour et complets. Lorsqu’un(e) client(e) informe Gestion Laramée et fille inc. que ses renseignements personnels doivent être corrigés ou mis à jour, la Société s’occupera d’apporter les modifications nécessaires. Par contre, les renseignements qui se trouvent dans les dossiers inactifs ne sont pas mis à jour.

Limiter l’utilisation, la conservation et la divulgation

Gestion Laramée et fille inc. n’utilise et ne conserve les renseignements personnels qu’aux fins auxquelles la personne a consenti. Les renseignements personnels ne seront divulgués qu’aux employés de Gestion Laramée et fille inc., qui doivent connaître ces renseignements pour les fins prévues dans la Déclaration sur la protection des renseignements personnels.

Précautions

Gestion Laramée et fille inc., en conformité avec sa Politique de sécurité, de conservation et de destruction des renseignements, a recours à des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels contre les accès non autorisés ou la divulgation involontaire. Ces précautions comprennent, notamment:

• Précautions physiques

Les dossiers actifs sont rangés dans des classeurs verrouillés se trouvant dans des aires de travail dont l’accès est limité aux employés et aux bénévoles autorisés de Gestion Laramée et fille inc. Les dossiers inactifs sont rangés dans des classeurs durant sept ans, après quoi les renseignements sont déchiquetés avant d’en disposer.

• Précautions organisationnelles

Les employés de Gestion Laramée et fille inc. ainsi que les tiers fournisseurs de service signent une convention de confidentialité par laquelle ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

• Précautions technologiques

Les renseignements personnels qui se trouvent dans les ordinateurs et les bases de données électroniques de Gestion Laramée et fille inc. sont protégés par des mots de passe. De plus, le serveur Internet ou le routeur dispose d’un pare-feu afin de protéger le système contre les attaques de virus et le piratage informatique de ses données.

• Transmission électronique des renseignements

Nonobstant les précautions technologiques prises par la SADCCR, toutes les transmissions par Internet sont sujettes à la perte, à l’erreur d’acheminement, à l’interception et au mauvais usage. Pour cette raison, lorsque le demandeur aura consenti à ce que les renseignements personnels qui le concernent soient recueillis, utilisés, conservés et divulgués, en signant la demande, Gestion Laramée et fille inc. assumera qu’il a également consenti à ce qu’elle communique avec lui par Internet, sauf s’il y a un avis contraire de la part du demandeur.

Accès aux renseignements personnels

Un client qui souhaite examiner ou vérifier les renseignements personnels que Gestion Laramée et fille inc. détient à son sujet, peut faire une demande d’accès par écrit au chef de la protection des renseignements personnels de Gestion Laramée et fille inc.. Après avoir vérifié l’identité du client, le chef de la protection des renseignements personnels fera un compte rendu écrit dans les 60 jours suivant la demande.

Enquêtes relatives aux plaintes

Si un client a des questions ou des préoccupations au sujet des pratiques utilisées par Gestion Laramée et fille inc. pour le traitement des renseignements personnels, elle peut remettre une plainte écrite au chef de la protection des renseignements personnels. Après avoir vérifié l’identité du client, le chef de la protection des renseignements personnels entreprendra rapidement une enquête et présentera un rapport écrit au cliente en question.

Si le client n’est pas satisfait du rapport préparé par le chef de la protection des renseignements personnels ou si il considère que les mesures prises par lGestion Laramée et fille inc. ne sont pas suffisantes, il peut présenter une plainte au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Modifications à notre politique en matière de respect de la vie privée

Cette Déclaration sur la protection des renseignements personnels est un résumé de la Politique en matière de respect de la vie privée de Gestion Laramée et fille inc. Pour connaître tous les détails des politiques et des procédures de Gestion Laramée et fille inc. en matière de respect de la vie privée, veuillez demander une copie de la Politique en matière de respect de la vie privée à Gestion Laramée et fille inc..

La Politique en matière de respect de la vie privée de Gestion Laramée et fille inc. et cette Déclaration sur la protection des renseignements personnels sont en vigueur depuis le 2 février 2021 avec application rétroactive à partir du 1 janvier 2021. Celles-ci peuvent être mises à jour, quand il y a lieu, pour refléter les modifications qui sont apportées aux lois fédérales et provinciales applicables.